Klauzula informacyjna dla kontrahentów w związku z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku pozyskania danych osobowych w sposób inny niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Chodecz, wykonujący swoje zadania przy pomocy Urzędu Miasta i Gminy w Chodczu, z siedzibą przy ul. Kaliskiej 2, 87-860 Chodecz, tel. 54 284 80 70.

W zakresie informacji o umowie zamieszczanych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „CRU JSFP”, Burmistrz Miasta i Gminy Chodecz jest administratorem danych jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się:

  • za pomocą poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
  • pisemnie na adres siedziby Administratora, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

  1. podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i realizacji umowy – w przypadku gdy jest Pani/Pan stroną umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. zapewnienia kontaktu, reprezentacji kontrahenta i prawidłowej realizacji umowy – w przypadku gdy jest Pani/Pan osobą reprezentującą kontrahenta, pełnomocnikiem, pracownikiem lub osobą wskazaną do kontaktu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora i kontrahenta polegającego na zapewnieniu właściwej komunikacji i realizacji umowy;
  3. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów dotyczących finansów publicznych, rachunkowości, podatków, zamówień publicznych oraz archiwizacji dokumentacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  4. udostępniania i aktualizowania informacji o umowie w CRU JSFP, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 34a oraz art. 34b ust. 9 i 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
  5. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z zawarciem lub realizacją umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W CRU JSFP zamieszcza się między innymi numer i datę zawarcia umowy, okres jej obowiązywania, oznaczenie stron umowy, przedmiot i wartość umowy, sposób jej finansowania oraz status umowy.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych:

  1. imię i nazwisko;
  2. nazwę prowadzonej działalności gospodarczej;
  3. stanowisko, funkcję oraz informacje dotyczące umocowania do reprezentowania kontrahenta;
  4. adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności lub adres do korespondencji;
  5. numer identyfikacji podatkowej NIP oraz inne dane identyfikacyjne wymagane przepisami prawa;
  6. służbowy lub podany w związku z umową adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
  7. dane finansowe i rozliczeniowe niezbędne do realizacji umowy;
  8. informacje dotyczące zawarcia, treści, wykonywania, zmiany i zakończenia umowy.

W CRU JSFP zostaną udostępnione wyłącznie informacje podlegające udostępnieniu na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych. W szczególności udostępnieniu może podlegać Pani/Pana imię i nazwisko lub nazwa prowadzonej działalności, jeżeli stanowią oznaczenie strony umowy.

5. Źródło danych osobowych

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, mogły zostać przekazane Administratorowi przez:

  1. kontrahenta będącego stroną umowy;
  2. osobę uprawnioną do reprezentowania kontrahenta;
  3. pracodawcę lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje;
  4. osobę przygotowującą lub realizującą umowę;
  5. publicznie dostępne rejestry, w szczególności CEIDG, KRS lub inne urzędowe źródła danych.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

  1. osoby upoważnione przez Administratora;
  2. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, prawne, pocztowe, archiwizacyjne, serwisowe lub inne usługi związane z obsługą umowy;
  3. banki, operatorzy pocztowi oraz podmioty uczestniczące w realizacji płatności;
  4. organy administracji publicznej, organy kontroli, sądy oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa;
  5. Minister Finansów oraz podmioty zapewniające obsługę techniczną systemu CRU JSFP – w zakresie wynikającym z przepisów prawa;
  6. każda osoba korzystająca z publicznie dostępnego CRU JSFP – w zakresie informacji o umowie podlegających ustawowej jawności.

CRU JSFP jest rejestrem jawnym, zapewniającym każdemu dostęp do zamieszczonych w nim informacji o umowach.

7. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

  1. przez okres niezbędny do zawarcia, realizacji, rozliczenia i zakończenia umowy;
  2. po zakończeniu umowy – przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących rachunkowości, podatków, zamówień publicznych, narodowego zasobu archiwalnego i archiwów oraz obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
  3. przez okres przedawnienia roszczeń związanych z zawarciem lub realizacją umowy;
  4. w CRU JSFP – przez okres pięciu lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. Po upływie tego okresu informacje o umowie zostaną usunięte z CRU JSFP.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu:

  1. prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania danych osobowych;
  3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadkach określonych w RODO;
  4. prawo do usunięcia danych osobowych – w przypadkach określonych w RODO;
  5. prawo do przenoszenia danych – gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w sposób zautomatyzowany;
  6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności obowiązku udostępnienia informacji w CRU JSFP.

9. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe. Udostępnienie określonych informacji o umowie w CRU JSFP stanowi obowiązek prawny Administratora i nie wymaga uzyskania odrębnej zgody osoby, której dane dotyczą.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Należy jednak mieć na uwadze, że informacje zamieszczone w publicznie dostępnym CRU JSFP mogą być przeglądane za pośrednictwem Internetu również przez osoby znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.